Secretária e Assistente de Administração

O nosso parceiro é uma prestigiada Sociedade Gestora de Participações Sociais com negócios nos sectores Automóvel, Imobiliário e Engenharia. Neste momento, procura integrar uma Secretária e Assistente de Administração. Este projecto é para Lisboa e em regime presencial.

• Gerir e organizar a agenda profissional e pessoal (reuniões, eventos, viagens, compromissos);
• Coordenar marcações e reagendamentos com diferentes interlocutores;
• Preparar reuniões: convocatórias, documentos, apresentações e follow-up;
• Gerir e organizar documentação administrativa, física e digital;
• Elaborar e rever comunicações internas e externas (emails, atas, relatórios, apresentações);
• Apoiar na elaboração de relatórios, minutas, mapas de despesas e outros documentos administrativos;
• Efetuar registos e actualizações em bases de dados e sistemas de gestão interna;
• Efecturar reservas de viagens, hotéis, transportes e outros serviços;
• Preparar itinerários e documentação associada (vouchers, passaportes, vistos, etc.);
• Apoiar na gestão de eventos e reuniões presenciais ou online;
• Lançamento e organização de facturas, notas de despesa e comprovativos;
• Apoiar no controlo de pagamentos, recebimentos e reconciliações básicas;
• Apoiar na preparação de documentação para a Contabilidade.

• Formação superior em Literatura, Letras ou Línguas;
• Experiência profissional mínima comprovada de 5 anos em funções similares;
• Disponibilidade de horários e flexibilidade para deslocações em Portugal e Estrangeiro;
• Domínio das ferramentas Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Muito bons conhecimentos de Inglês (falado e escrito);
• É valorizada disponibilidade imediata;
• Boa capacidade de comunicação verbal e escrita;
• Elevado sentido de responsabilidade, organização e discrição;
• Elevado sentido de sensibilidade na gestão de informação confidencial;
• Versatilidade e boa gestão de stress;
• Capacidade de antecipação, proactividade e resolução de problemas.